Regulamin sztafety maratońskiej

Regulamin Sztafety Maratońskiej Plum Ekiden

I. Organizator

1. Organizatorem imprezy Plum Ekiden, zwanej dalej Biegiem jest Fundacja Białystok Biega, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000392164 z siedzibą w Białymstoku.
2. Współorganizatorem Biegu jest Białostocki Ośrodek Sportu i Rekreacji.

II. Cele

1. Zebranie funduszy na rzecz Fundacji Koliber, prowadzącą Niepubliczną Szkołę Podstawową dla dzieci z autyzmem.
2. Upowszechnianie biegania jako najprostszej formy ruchu.
3. Promocja aktywności fizycznej i zdrowego stylu życia.
4. Integracja zawodników, drużyn firmowych, społeczności lokalnych.

III. Termin i miejsce

1. Bieg odbędzie się 8 czerwca 2025 r. w Białymstoku. Strefy zmian sztafet będą umiejscowione na stadionie lekkoatletycznym przy ul. 11 listopada 28.
2. Start Biegu nastąpi o godz. 9.00. Zawodnicy w strefie startu powinni zgłosić się o godz. 8.30. Łączna długość trasy : 42,195 km (7,195 +10+10+5+5+5 km). Trasa biegu wiedzie po pętli o długości ok 2,5 km.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godziny i miejsca startu Biegu, przy czym Uczestnik zostanie o tym fakcie poinformowany poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronie internetowej Biegu. Dokonanie zmian w powyższym zakresie nie skutkuje powstaniem ze strony Organizatora żadnych dodatkowych zobowiązań w stosunku do Uczestnika.

IV. Zgłoszenia, zasady uczestnictwa i limit czasu.

1. Drużyna startująca w Biegu musi składać się z sześciu osób – to warunek bezwzględny. Zawodnik nie może startować na więcej niż jednej zmianie w jednej drużynie. Drużyna składająca się z mniej niż sześciu osób startujących będzie zdyskwalifikowana.
2. Jeden zawodnik może startować w więcej niż jednej drużynie, przy czym start w każdej dodatkowej drużynie wymaga pokonania dodatkowego zadeklarowanego odcinka zgodnie z rejestracją.
3. Warunkiem uczestnictwa w Biegu jest prawidłowe wypełnienie Formularza Rejestrowego w formie elektronicznej. Wypełnienie Formularza Rejestracyjnego i dokonanie Opłaty Rejestracyjnej jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
4. Rejestracji drużyny dokonuje Kapitan poprzez nadanie nazwy swojej drużynie oraz wypełnienie formularza zgłoszeniowego.
5. Kapitan rejestruje wszystkich uczestników (zawodników) swojej drużyny, podając wszystkie dane zawodników zawarte w formularzu zgłoszeniowym.
6. Każdy zawodnik zarejestrowany przez kapitana musi potwierdzić znajomość i akceptację regulaminu. Potwierdzenia dokonuje korzystając z linka przesłanego przez podmiot współpracujący z Organizatorem w zakresie obsługi zapisów. Link zostanie wysłany zaraz po rejestracji zawodników przez kapitana sztafety na adresy mailowe danych zawodników podane podczas rejestracji w formularzu zgłoszeniowym. Warunkiem startu drużyny jest użycie linku i potwierdzenie znajomości regulaminu i wyrażenie zgód zawartych w formularzu zgłoszeniowym przez każdego uczestnika sztafety.
7. Każdy uczestnik Biegu, startujący na dystansie 5 km musi mieć ukończone w dniu zawodów 12 lat. Uczestnik startujący na pozostałych dystansach (7,195 km lub 10 km) musi mieć ukończone 15 lat w dniu zawodów.
8. Zgłoszenia internetowe możliwe będą do dnia 6 czerwca 2025 r. lub do wyczerpania puli miejsc. Po tym terminie wypełnienie zgłoszenia będzie możliwe w biurze zawodów pod warunkiem dostępności miejsc. 
9. Obowiązuje limit 150 drużyn. Numery będą nadawane jedynie zespołom, które opłaciły wpisowe.
10. Kolejność zawodników startujących w sztafecie można zmienić do 4 czerwca 2025 r. wysyłając informację na adres mailowy zapisy@bialystokbiega.pl. 
11. Kapitanowie drużyn zobowiązani są do wzięcia udziału w odprawie kapitanów, która odbędzie się o godz. 8:30 przy strefie zmian.
12. Kapitan każdej drużyny, po odprawie, otrzyma pałeczkę sztafetową.
13. W czasie trwania sztafety, aby dokonać zmiany, zawodnik musi przekazać pałeczkę sztafetową następnemu w ustalonej kolejności zawodnikowi w drużynie wyłącznie w strefie zmian. Zgubienie pałeczki sztafetowej lub przekazanie jej poza strefą zmian powoduje dyskwalifikację zespołu.
14. Drużyny obejmuje limit czasu wynoszący 5 godzin.
15. Zawodnicy, którzy zrezygnują lub nie ukończą biegu zobowiązani są do opuszczenia trasy. Zawodnik po opuszczeniu trasy biegu ponosi pełną odpowiedzialność za własne działania i zachowanie stosownie do przepisów ruchu drogowego oraz kodeksu cywilnego. Rezygnacja z biegu przez jednego zawodnika w drużynie, powoduje dyskwalifikację całej drużyny.
16. Pomiar czasu zostanie wykonany za pomocą elektronicznych chipów umieszczonych w pałeczkach sztafetowych. Zgubienie pałeczki spowoduje dyskwalifikacje całej drużyny.
17. Na całej trasie obowiązuje zakaz supportu przez osoby postronne jadące rowerem, hulajnogą, bądź innym pojazdem pod rygorem dyskwalifikacji zawodnika, którego pomoc dotyczy. 

V. Opłaty

1. 1. Każda drużyna startująca w Biegu zobowiązana jest do wniesienia opłaty startowej. Z każdej opłaty startowej 30% przeznaczone jest na rzecz Fundacji Koliber.
      • Kwota opłaty, za udział całej drużyny w sztafecie wynosi w zależności od terminu:
      • 420 zł do 8 kwietnia 2025
      • 480 zł od 9 kwietnia do 25 maja 2025
      • 540 zł od 26 maja 2025 oraz w Biurze Zawodów, pod warunkiem dostępności miejsc.
      • podana wysokość opłaty startowej jest wartością minimalną. Każda drużyna może wpłacić większą kwotę, powiększając opłatę startową o dowolną wartość. Nadwyżka w całości będzie przekazana na rzecz Fundacji „Koliber”, która prowadzi Niepubliczną Szkołę Podstawową dla dzieci z autyzmem.
   2. Wpłat można dokonać w czasie rejestracji przez bezpieczne płatności elektroniczne lub na konto Fundacji Białystok Biega, numer konta: 15 1140 2017 0000 4702 1304 3240 mBank. W tytule przelewu proszę podać nazwę drużyny zgodnie z rejestracją wraz z dopiskiem „EKIDEN”. 
   3. Opłata raz uiszczona nie podlega zwrotowi.
   4. Możliwe jest otrzymanie faktury za udział w Biegu. Aby otrzymać dokument, należy zaznaczyć odpowiednią opcję przy rejestracji do Biegu.
      

VI. Odbiór pakietów startowych.

1. Pakiety startowe będą do odbioru w Biurze Zawodów, które znajdować się będzie na stadionie lekkoatletycznym. Godziny pracy biura:
   • • 7 czerwca 12:00 – 17:00
     • 8 czerwca 7:00 – 8:20
2. Pakiety dla całej drużyny odbiera Kapitan.
3. Podstawą odbioru zestawu startowego dla całej drużyny jest okazanie przez Kapitana w Biurze Zawodów kodu QR oraz dokumentu tożsamości ze zdjęciem.
4. Odbiór pakietu startowego przez osobę upoważnioną (osobę trzecią) jest możliwy na podstawie okazania kodu QR oraz, do wglądu, kopię pierwszej strony dokumentu tożsamości z widocznym imieniem i nazwiskiem (zdjęcie okazane w telefonie jest akceptowane).

VII. Klasyfikacje

1. W sztafecie maratońskiej prowadzone będą klasyfikacje:
   • Generalna – za zajęcie miejsc I-III,
   • Kobieca – miejsca I-III; Warunkiem udziału w klasyfikacji jest udział 6 kobiet w drużynie,
   • Firmowa – miejsca I-III (przy udziale minimum 5 drużyn)
   • Mundurowa – miejsca I-III (przy udziale minimum 3 drużyn)
   • Akademicka – miejsca I-III (przy udziale minimum 3 drużyn)
2. Warunki udziału w Klasyfikacji Firmowej:
   1. drużyna reprezentuje firmę, rozumianą jako dowolna forma organizacyjna będąca pracodawcą, w tym firmy prywatne, jednostki organizacyjne organu administracji państwowej i samorządowej (np. urząd);
   2. jedna firma może być reprezentowana przez dowolną ilość drużyn;
   3. reprezentantami firmy (uczestnikami sztafety firmowej) mogą być: pracownicy etatowi firmy, osoby pracujące dla tych firm na zasadzie samozatrudnienia, umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz inni współpracownicy działający na co dzień pod marką firmy;
   4. w nazwie drużyny musi znajdować się nazwa firmy (ewentualnie skrót nazwy). Nazwa drużyny może zawierać również inne elementy oprócz nazwy firmy jednak nazwa firmy jest wymagana.
   5. drużyna zostanie zgłoszona do klasyfikacji Sztafet Firmowych poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu rejestracyjnym;
3. Warunki udziału w Klasyfikacji Służb Mundurowych:
   1. Klasyfikacja przeznaczona dla osób, które pełnią służbę, pracują w służbach mundurowych lub uczą się/studiują w szkołach/uczelniach mundurowych.
   2. Jedna jednostka/szkoła może być reprezentowana przez dowolną ilość drużyn;
   3. w nazwie drużyny musi znajdować się nazwa jednostki/szkoły (ewentualnie skrót nazwy). Nazwa drużyny może zawierać również inne elementy oprócz nazwy jednostki. Nazwa jednostki/szkoły jest wymagana.
   4. drużyna zostanie zgłoszona do klasyfikacji Służb Mundurowych poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu rejestracyjnym;
4. Warunki udziału w Klasyfikacji Akademickiej:
   1. Do klasyfikacji mogą być zgłaszane uczelnie, które kształcą absolwentów liceów i techników, którzy zdali egzamin maturalny, a więc studia licencjackie, inżynierskie, magisterskie, podyplomowe, policealne oraz doktoranckie. 
   2. Jedna uczelnia może być reprezentowana przez dowolną ilość drużyn;
   3. Reprezentantami uczelni (uczestnikami sztafety) mogą być: studenci, pracownicy etatowi szkoły, osoby pracujące dla tych uczelni na zasadzie samozatrudnienia, umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz inni współpracownicy działający na co dzień pod marką uczelni;
   4. W nazwie drużyny musi znajdować się nazwa uczelni (ewentualnie skrót nazwy). Nazwa drużyny może zawierać również inne elementy oprócz nazwy uczelni jednak nazwa szkoły jest wymagana.
   5. Drużyna zostanie zgłoszona do klasyfikacji Sztafet Akademickich poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu rejestracyjnym;
5. Wszyscy zawodnicy, którzy ukończą Bieg otrzymają pamiątkowe medale.
6. Za zajęcie miejsc I-III zostaną wręczone puchary.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia dodatkowych klasyfikacji i dodatkowych nagród.
8. Z racji na charytatywny charakter Biegu, Organizator nie przewiduje nagród finansowych.

VIII. OŚWIADCZENIA O STANIE ZDROWIA

1. Każdy uczestnik jest zobowiązany do akceptacji oświadczenia, znajdującego się na Karcie Startowej, o znajomości regulaminu. 
2. Akceptując ww. regulamin, uczestnik wyraża zgodę na udzielenie pierwszej pomocy medycznej, wykonanie innych zabiegów medycznych oraz transport poszkodowanego w bezpieczne miejsce przez personel medyczny i paramedyczny działający w imieniu organizatora.
3. Uczestnik oświadcza, że jest zdolny do udziału w biegu, nie są mu znane żadne powody o charakterze zdrowotnym wykluczające go z udziału w biegu. Przyjmuje do wiadomości, że udział w biegu wiąże się z wysiłkiem fizycznym i pociąga za sobą naturalne ryzyko wypadku, odniesienia obrażeń ciała i urazów fizycznych (w tym śmierci), a także szkód i strat o charakterze majątkowym. Ponadto, z udziałem w zawodach mogą wiązać się inne, niemożliwe w tej chwili do przewidzenia, czynniki ryzyka. Podpisanie oświadczenia o znajomości regulaminu oznacza, że Uczestnik rozważył i ocenił zakres i charakter ryzyka wiążącego się z udziałem w biegu, startuje dobrowolnie i wyłącznie na własną odpowiedzialność.
4. Decyzje lekarzy dotyczące dopuszczenia lub kontynuowania biegu podczas imprezy są ostateczne i nieodwołalne.
5. Organizator zaleca Uczestnikom Biegu wykonanie profilaktycznych badań lekarskich mogących potwierdzić brak przeciwwskazań do udziału w Biegu.

IX. Uwagi końcowe

1. Podczas biegu wszyscy zawodnicy muszą mieć numery startowe przymocowane do przedniej części koszulek sportowych. Zasłanianie numeru startowego w części lub w całości lub jego modyfikacja (obcinanie, zaginanie, itp.) jest zabroniona pod karą dyskwalifikacji.
2. Przebywanie na trasie biegu bez ważnego numeru startowego jest niedozwolone. Osoby bez ważnego numeru startowego będą usuwane z trasy przez obsługę Biegu.
3. Ze względów bezpieczeństwa w Biegu zabroniony jest udział osób poruszających się na rowerach, wrotkach, rolkach, deskorolkach itp. Zabrania się wnoszenia na trasę biegu przedmiotów, które mogą być niebezpieczne dla innych Uczestników, w tym korzystania z kijków Nordic Walking. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania wszelkich zasad i przepisów bezpieczeństwa, w szczególności zasad fair play oraz niniejszego regulaminu.
4. Zawodnicy skracający trasę biegu zostaną zdyskwalifikowani.
5. Pisemne protesty dotyczące wyników przyjmowane są do dnia 5 czerwca 2023 na adres mailowy fundacja@bialystokbiega.pl. Ostateczne i oficjalne wyniki zostaną opublikowane najpóźniej w dniu 15 czerwca 2023.
6. Depozyty ubraniowe: zawodnicy mogą otrzymać worek oznaczony numerem startowym, umożliwiający zdeponowanie rzeczy w specjalnie wyznaczonym miejscu. Worek z depozytu można będzie odebrać tylko na podstawie numeru startowego. W przypadku zgubienia przez zawodnika numeru startowego Organizator jest zwolniony z odpowiedzialności za pobranie worka przez inną osobę. Uwaga: osoby pozostawiające w depozycie przedmioty wartościowe oraz dokumenty robią to na własną odpowiedzialność, Organizator nie ponosi za nie odpowiedzialności.
7. Przed i po biegu zawodnicy będą mieli możliwość skorzystania z przebieralni.
8. Organizator jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej wobec Uczestników Biegu.
9. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych( Dz.U.2002r. Nr 101 poz. 926, ze zm.). Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz do ich poprawiania i usuwania.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do wysyłania Uczestnikom Biegu informacji handlowych i marketingowych od partnerów i sponsorów Biegu.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do wysyłania zarejestrowanym Uczestnikom  w dowolnym czasie wiadomości e-mail dotyczących Biegu oraz Organizatora. Dane osobowe Uczestnika będą wykorzystywane w celu informowania Uczestnika o przyszłych imprezach Organizatora, a także do wewnętrznych potrzeb administracyjnych i analitycznych.
12. Organizator zastrzega sobie, a także podmiotom z nim powiązanym, prawo do przeprowadzenia z każdym z Uczestników wywiadów, robienia zdjęć i/lub filmowania, używania imion i nazwisk, wizerunku, podobizny lub głosu oraz innych materiałów pochodzących lub związanych z uczestnictwem w Biegu na potrzeby reklamowe, promocyjne, a także możliwość ich wykorzystania w Internecie  lub transmisjach radiowo-telewizyjnych oraz na wszelkie inne potrzeby komercyjne z prawem do ich modyfikowania.
13. Organizator zastrzega sobie, a także podmiotom powiązanym prawo do nieodpłatnego wykorzystania wszelkich zdjęć, materiałów filmowych, wywiadów i nagrań przedstawiających Uczestników, które mogą być bezpłatnie umieszczane na wybranych nośnikach elektronicznych, katalogach oraz mediach: telewizja, radio, gazety, magazyny, strony internetowe  na potrzeby reklamowe i promocyjne. Jednocześnie Uczestnik zgadza się na możliwość zmian, modyfikacji i skrótów związanych z użyciem imienia, wizerunku, podobizny czy głosu. Uczestnik oświadcza, że Organizator nie jest i nie będzie zobligowany do uiszczenia jakichkolwiek opłat związanych z działaniami opisanymi w niniejszym punkcie, udzielając tym samym nieograniczonej licencji na używanie wypowiedzi, informacji  bez powiadomienia w celu reklamy i promocji Biegu.
14. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie. Wiążąca i ostateczna interpretacja Regulaminu należy do Organizatora. O zmianach w Regulaminie Organizator będzie informował na stronie internetowej Biegu.
15. W sprawach nieujętych Regulaminem rozstrzyga Organizator.

———————————————————————————————————————–

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Fundacja Białystok Biega z siedzibą w Białymstoku przy ul. Ludwika Waryńskiego 7/9, 15-461 Białystok (KRS: 0000392164). Kontakt z administratorem danych osobowych jest możliwy pod adresem fundacja@bialystokbiega.pl

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzane są Twoje dane osobowe?

1. świadczenia usług drogą elektroniczną:
   • wykonania umowy – czyli Twojego udziału w biegu
2. wykonania umowy – czyli Twojego udziału w biegu:
   • Twojego uczestnictwa w biegu (przygotowanie pakietu startowego, opracowanie wyników, wydanie nagród itp.)
   • publikowania ogólnodostępnych list startowych oraz wyników
   • dostarczania usług płatniczych
   • przesyłanie informacji organizacyjnych (email / SMS) o biegach organizowanych przez Fundację Białystok Biega
   • obsługi zgłoszeń i korespondencji które do nas kierujesz
   • kontaktu z Tobą
   • umożliwieniu kontaktu z Tobą wspieranej przez Ciebie organizacji charytatywnej (w przypadku wsparcia celu charytatywnego)
3. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Fundacji Białystok Biega:
   • w celach podatkowych i rachunkowych
4. w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Fundacji Białystok Biega:
   • prowadzenia marketingu bezpośredniego produktów i usług
   • obsługi zgłoszeń i korespondencji które do nas kierujesz
   • kontaktu z Tobą
   • przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom
5. na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody:
   • przesyłanie informacji marketingowych (email / SMS)

Czy musisz podawać dane osobowe?

Podanie danych osobowych jest niezbędne do Twojego udziału w biegu.

Niepodanie danych osobowych uniemożliwia zawarcie umowy i udział w biegu.

Jak długo będą przetwarzane Twoje dane osobowe?

Twoje dane będą przetwarzane w okresie korzystania ze strony rejestracji datasport.pl oraz udziału w biegach organizowanych przez Fundację Białystok Biega, na które zapiszesz się przez Stronę.

Po zakończeniu tego okresu, Twoje dane będą nadal przechowywane w celach wynikających z przepisów prawa (szczególnie podatkowych i rachunkowych) a także przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z zawartej umowy.

Część Twoich danych (szczególnie te, które znajdują się w wynikach biegu) mogą być przetwarzane także po tym terminie w celach statystycznych i archiwalnych.

Kto będzie odbiorcą danych osobowych?

Twoje dane osobowe będą ujawniane pracownikom, współpracownikom oraz podwykonawcom Administratora w zakresie niezbędnym dla realizacji wcześniej wymienionych celów przetwarzania danych osobowych.

Listy startowe i wyniki, zawierające podstawowe dane osobowe, będą ogólnodostępne, w tym będą publikowane na stronie internetowej biegu.

Jakie prawa przysługują Tobie z tytułu przetwarzania Twoich danych osobowych?

Masz prawo do wniesienia żądania: dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, ich usunięcia oraz ograniczenia ich przetwarzania. Ponadto masz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz do ich przenoszenia.

Dodatkowo, w odniesieniu do przetwarzania, które odbywa się na podstawie Twojej zgody – masz prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie.